溜まりに溜まった書類に、占領されつつある我がオフィス。

ペーパーレス化を目指して書類削減を決断。

ついでにフリーアドレスを目指して、オフィスから余計な家具を撤去しよう！

と意気込んでみたものの思うようにはいかず、トランクルームのお世話になる方向に。

 

オフィスを断捨離するのはそんなに簡単じゃない。

なんなら、トランクルームに保管する量の方が多い……。

でも、結局、そっちの方がメリット多かったんです。

 

 

 

なにはなくともデジタル化

 

断裁機を買って自炊。書類をスキャンしてデジタル化した 

オフィスは放っておくとすぐにペーパーが溜まっていきます。

企画書、提案書、カタログ、会社案内などは自社発行のものだけではなく、取引先から提出されたものもあり、知らぬ間にデスクの上は書類だらけ。

 

取引先に対しては、できるだけデジタルコピーで提出して欲しいと依頼しつつ、データでは見づらかったりして、ついついプリントアウト。

おまけに定期購読しているビジネス雑誌やパンフレットなども散在していて、どこがペーパーレス社会だ！

と言いたくなるほど、オフィスはペーパーに覆われてしまうのです。

 

ということで、ついに書類削減宣言をすることにしました。

本気でペーパーレス化を目指して断捨離を始めるぞ、と宣言したわけです。

そのままトランクルームに預けてしまう、という選択肢もありましたが、探す手間などを考えると検索しやすいデータに変換しておくことは必須であると考えました。

そして、断裁機とドキュメントスキャナを２台購入して、一斉に自炊活動を始めたのです。

 

 

 

これ、本当に捨ててしまって大丈夫だろうか？

まずは、仕分けから。

スキャンする必要もなく廃棄すべき、DMなどのペーパーを除外します。

そして、種類分けからざっくりした優先順位づけ。

データ化したら保管することなどは考えずに、そのまま古紙回収へ。

もちろん、機密書類が入っているので、断裁して溶かすプロセスを踏んでくれる業者さんに持って行ってもらいます。

 

準備が整ったら、2人１組で自炊開始！

1人はひたすら断裁。もう1人はひたすらスキャン。

今のドキュメントスキャナーは本当に便利です。

 

読取精度も悪くないですし、何よりスピードが早い。

１分間で３０枚ぐらいは読んじゃいます。

読み取ったデータはそのまま自動でPDFに変換され、指定のサーバーへ保存。

 

思っていたより高性能で感動ものでした。

いや～、仕事がはかどります。

どんどんペーパーがデータに変換されていきます。気持ちいい！

 

ところがここにきて、問題がひとつ。

契約書やら会計資料やら領収書やらはさすがに捨てられません。

でもデータ化しておくことは便利なので、ひと通り読み込みだけはしておきました。

これらの書類はやむなくトリアージを「保管」に設定。

 

 

 

契約書や会計資料はさすがに捨てられないよね。じゃどうする？保管？

結局、トリアージが「保管」となっている書類たちは、書類保管用のボックスに入れて、最後はトランクルームで預かってもらうことに。

これが意外と便利なのです。一同驚きました。

想像していた倉庫的な暗さや埃っぽさといったイメージはまったくなく、静かで空調が行き届いた快適な空間でした。

 

それも、いつでも好きな時に出し入れ自由とくればこれはもう書類だけじゃなく、あまり使わないものはすべてここに保管してもらおう、という意見が出たのも当然です。

 

しかしまあ、あたりまえですがその分費用もかかるわけです。

毎月、毎月、黙っていても賃料を払い続けなければなりません。

しかし、私の会社では「本業以外のことはできるだけ外注に出す」という基本ルールをつくっていました。

なので、トランクルームも会計士さんに会計のお仕事をお願いするのと同じく、「書類保管の外注」という概念が成り立つわけです。

 

どちらも直接お金を生んではくれないけど、それに優るオフィス空間の快適化が実現できたことで、仕事の効率が飛躍的にアップしたように思います。

 

 

 

使わない家具は売却する

 

サイズや数量が中途半端で買い取ってもらえない家具たち

調子に乗って、ペーパーレスの次はフリーアドレスオフィス宣言を発令です！

書類はデジタル化とトランクルームに保管ということで、書庫はガラガラです。

しかし、このままにしていたら、ごくごく近い将来また同じ環境に逆戻りする可能性が高い。

ということで、書庫は一部をスタッフの私物入れとしたほかは、すべて廃棄することに。

 

それにともない、必要のない什器やキャビネット類も廃棄することにしました。

そのまま捨てるのは勿体無いので、買取業者さんに電話で見積もりを依頼してみたのです。

が、残念なことに数が中途半端で引き取りに行けないとか、サイズが大きい・小さいでなかなか決まりません。

結局、什器家具類もトランクルームに保管、となったわけです。

 

 

 

あれっ、この家具高かったけど償却終わってたっけ？

家具や什器を廃棄するにあたって気をつけておかなければならないことがあったのです。

それは、減価償却の問題。

キャビネットなどはまとめて購入するとそれなりの金額になるわけで、そうなると資産計上しろ、ということになります。

 

会計士さんに確認したところ、私の会社には減価償却をしなければならない家具什器類はないとのこと。

どっちにしてもトランクルームに保管しておくので、結果的には関係なかったのですが。

一応知識として共有しておきましょう。

 

 

 

捨てきれず、結局トランクルームに書類と一緒に保管という選択を

書類の時と理由は若干違うのですが、やはり捨てきれずに家具も什器もトランクルームに保管することに。

ちょうど一回り大きなルームが空いたとのことで、早速そちらへ移動。

そして、保管していた書類をあらたに保管するキャビネットの中にそっと移したのでした。

元の鞘に収まった感じです。

 

 

 

デスクトップを廃止してノートパソコンに統一しよう

大事な書類データをバックアップして記憶装置を完全消去

せっかくフリーアドレスという身軽な就業体制にシフトするのだから、思い切ってPCもノート型に切り替えよう！

ということで、まずは、大事なデータのバックアップから。

データはクラウドに記憶しておいたので、バックアップは思っていたよりも楽でした。

 

 

廃棄か買取かを迷っていたら、どこかから「これ廃棄してしまうのもったいなくないですか？」と疑問の声が

確かにもったいないかも。

業務的には拡張のフェーズだったこともあり、内勤スタッフの増員も考えていたので、ここは書類と同じ道、「トランクルームで保管してもらおう！」作戦に便乗したのでした。

 

 

 

結論。オフィスの断捨離に必要なのは「捨て場所」じゃなく「保管場所」だった

 

自分個人の所有物ならあとで必要になっても泣くだけで済む

やはり、オフィスの断捨離というものは自宅のようにはいかない、ということを痛感したのでした。

あとで必要になった時や、本当は廃棄してはいけない書類などもあるかもしれません。

泣いて済む問題では、ないというケースに遭遇しないためにもやはり、トランクルームでの保管という選択肢はありがたいのです。

 

 

 

気がついたら処分予定のほとんどがトランクルーム行きに

そんなわけで、オフィスはスッキリしました。

スタッフも気分新たに一層業務に邁進してくれるようになりました。

が、結局廃棄したのはどれだけ？と思い直してみると、書類の一部だけ。

処分計画のうち９０％はトランクルームで保管、という結果に。

 

 

 

重要書類こそトランクルームに預けるが正解

書類の中には会計資料などの大事な書類も結構あったので、セキュリティや空調もしっかりとした、トランクルームに保管できるというのはうれしいです。

必要な時にはいつでも取り出せるというのも、まるで自社の倉庫のようで便利です。

 

今ではトリアージのルールを明確にして、その都度各自が判断して書類を整理することができるようにしたので、ほぼ、無駄なペーパーは我が社にはなくなった、といいきれます。

 

今やオフィスの軽量化には、トランクルームが欠かせません。