こんにちは!

スペース・レンタル子(仮)です。

「レンタルスペース」と聞くと、どのようなイメージを思い浮かべますか?

 

会議室やホール、個室やキッチンスペースなど、その形態は本当にさまざまですよね。

わたしは今まで、サークルの交流イベントや、会社の社内会議、企業の式典など、大なり小なりたくさんのレンタルスペースを利用してきた、なかなかのレンタルスペース経験者です!

 

今回は、レンタルスペースを借りるときに、共通して押さえておきたい重要ポイントをご紹介します。

レンタルスペースは形態によって、まったく条件や利用方法が異なります。

レンタルスペースを検討している方や、はじめて利用する方のご参考にしていただけたらうれしいです!

 

 

どうやって予約する?レンタルスペースの探し方

google検索

 

まずはインターネットで検索!

イベントや会議などの目的のために「場所を借りたい!」と思ったとき、どうやってレンタルスペースを探したらよいのでしょうか?

答えはもちろん、『グ・グ・る』です。

 

私が知る限りで、レンタルスペースとして思い浮かぶのは

・貸し会議室

・ホールなどの大きめな会場

・レストラン(貸切・個室)

・キッチン付きスペース

・小洒落たお部屋タイプ

など、千差万別です!

 

これらレンタルスペースは、会社が運営しているものから、個人で貸し出しているものまで、実にさまざま。

(ちなみに私は、会社・個人、どちらも借りたことがあります!)

 

自分が利用する目的に合わせて、「借りたい場所のイメージ」を浮かべ、とにかく該当するキーワードで検索をしてみましょう。

 

<キーワード検索例>

・「場所(駅名や町名など)」+「レンタルスペース」

・「会議室」+「レンタル」

・「キッチン」+「貸し出し」+「駅近」

・「部屋」+「貸し」+「イベント」

 

最近では、多種多様なレンタルスペース情報を集約したWEBプラットフォームも登場しています。

インターネット検索をし、目星をつけたレンタルスペースには、その場ですぐ予約をするのではなく、一度よく検討する時間を設けることがおすすめです!

 

 

電話確認をしよう!

もし、「いいな」と思うレンタルスペースがあれば、予約をする前にぜひ電話やメールで問い合わせてみましょう。

事前に確認すべきポイントは、

 

・料金設定や時間設定はインターネット上の通りかどうか→(時期や条件によって異なる場合あり)

・予約の空き状況はどうか→(利用したい前後の空き状況まで確認しておくと吉)

・会場の条件は利用目的に合致しているか→(広さやレイアウト・設備の詳細を確認)

 

ここで、ぜひ取り入れていただきたいポイントは、『利用目的』を先方に伝えること。

どのような利用目的で場所を借りたいかを伝えると、インターネット上には載っていない会場の詳細情報を教えてもらえることがあります。

 

たとえば、

借りたい人①:「20人くらいで交流会をしたいんです。」

貸主①:「20人であれば、会場が狭く着席は難しいかもしれません。立食パーティーであれば大丈夫です。」

 

借りたい人②:「重要な会議をしたいのですが、周辺は静かな環境ですか?」

貸主②「近隣で工事中のため、音がうるさいかもしれません」

 

このように、電話であれば会場の具体的な情報を得ることができ、より利用目的に応じたレンタルスペースを選ぶことができます。

インターネット上の情報だけで判断することは、なるべく避けましょう。

 

 

本当にその場所でOK?チェックしておきたい確認ポイント

会議室

 

さて、「この場所にしよう!」とレンタルスペースの候補が決まったら、次に何を確認したらよいのでしょうか?

レンタルスペースを借りるときに見落としがちな、チェックポイントをご紹介します!

 

会場までのアクセス条件

インターネット上では「○○駅から徒歩××分」という情報が記載されていることがありますが、実際にはエレベーターがない・駐車場がない・会場までものすごい坂道が続く、など想定外のこともあり得ます。

もちろん、元気な若者が集うイベントであれば多少の交通不便性もそこまで気にする必要はないかもしれません。

しかし、参加者の中に、体が不自由な方、ベビーカーを利用する方、ご高齢者などがいる場合は、会場への行きやすさを配慮しておくと安心です。

 

レイアウトや照明などの物理的条件

レンタルスペースの情報には、大体「〜名様まで利用可能」など、会場の収容人数が書かれ、広さ的には問題ないと判断してしまいがちです。

しかし、実際には会場の中央に柱がある・部屋に死角がある、など物理的な問題が生じかねません。

また、照明が思った以上に暗かったり、大きな音を出してはいけない決まりがあったりと、レンタルスペースによって条件が異なります。

レンタルスペースでどのような空間が理想的かをしっかりと思い浮かべ、条件に適う場所であるかどうかを必ず事前にチェックしておきましょう!

 

レンタルスペース以外の施設の確認

レンタルする「会場」の条件だけでなく、その「施設」や「設備」の確認も怠ってはなりません。

空調は調整できるか、トイレはあるか、駐車場はあるか、また、もし参加者に喫煙者がいれば、喫煙所はあるかなども確認しておきたいところです。

たとえば、「トイレが同じフロアになくて、往復に時間がかかる」という事態が生じて、参加者から苦情が出てしまう例もあります。

周辺設備について事前に把握しておけば、参加者へのアナウンスを促すことができ、未然のトラブル防止につながります。

 

 

利用前に要チェック!当日困らないためのチェックポイント

鍵

 

最後に、借りるレンタルスペースが決まったら、大切なのはレンタル当日!

いざレンタルする当日に、困ったことにならないよう、確認しておきたいポイントをお伝えします。

 

開錠方法をチェック

これ!!!

盲点です。

 

レンタルスペースを借りて、会場について入ろうとしたら「鍵が開いていない!」なんてこと、ザラにあります。

その理由は、レンタルスペースによって開錠方法が違うからなんです。

 

レンタル当日、会場に行けば普通に鍵が開いているパターンもあれば、事前に送られてくる暗証番号で開錠する、またはレンタルスペースから離れた管理室へ鍵を取りにいくパターンなど、サービスによって流れはさまざまです。

集合時間に参加者みんながそろったにもかかわらず、鍵が開いていなくて会場に入れないまま、ドタバタするのは避けたいですよね。

しかも、レンタルスペースは予約をした時間からレンタル費用が発生してしまいます。

レンタル時間をムダにしないためにも、開錠方法は事前に確認しておきましょう。

 

備品や追加オプションをチェック

当日使う備品や、追加でかかる費用についても、事前にしっかり確認しておくことが大切です。

たとえば、ホワイトボードやプロジェクター、イスや机も必要数あるか、当日使うものリストをつくっておくと大変役に立ちます。

さらに、レンタルスペースによってはイスや机にも追加費用が発生してしまう場合があります。

貸主に追加料金について、事前に金額を確認しておきましょう。

 

 

一番のおすすめは、事前打ち合わせをすること!

打ち合わせ

 

レンタルスペースの利用方法として、見落としたくないチェックポイントをお伝えしましたが、一番のおすすめ方法は、貸主と事前「打ち合わせ」をすることです。

時間や手間はかかりますが、絶対に失敗したくないイベントや会議、式典などの場合は、下見をしたり、先方の担当者と打ち合わせたりすることが、より失敗の少ないレンタルスペース利用方法につながります。

 

レンタルスペースの利用を検討している方は、ぜひ以上のポイントを参考にし、理想に適ったレンタルスペースを見つけてくださいね!

 

 

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