仕事関係、子どもが学校でもらう用紙、自治会から届くお知らせなど、日々書類は家の中に侵入してきます。

さらに新聞、契約書、給与明細、レシート、クレジットカードの明細、領収書など、紙もの書類は多岐にわたり、処理をしないとどんどんと溜まっていく一方です。

 

わたしは一番上の子どもの小学校入学時に、あまりの書類の多さにパニックになった経験から、書類管理・収納方法を見直しました。

目標は「紛失を防ぎ、必要な時にすぐに取り出せる」こと。

管理能力が低いと自認しているので「どれだけ書類を減らせるか」も常に意識しています。

 

 

 

【取扱説明書】とりあえず取説はいらないという自論

捨てるもの残すもの分類 

まずは取扱説明書を整理!不要なものを捨てるところから

 家電や雑貨類の取扱説明書、保証書など。

それまでは名づけて「何でも取説・クリアファイル」に、とにかく突っ込んで過ごしていました。

 

まず、すでにパンパンだったクリアブックから、もう家に存在しない製品の取説を捨てることから。

また、単純な家電や家具など、今後も特に使うこともなさそうなものも捨てました。

 

電子レンジや高級鍋に付属していたレシピブックなんかも、この際処分。

このあたりから「捨て無双」状態です。

電化製品の取説もメーカーのサイトにPDFで出ているものを捨てたら、もはや取説はほとんど残りませんでした。

 

 

取扱説明書は「とりあえず保管」→「処分」にシフト

取扱説明書を何でも一応取っておこうと考えるのはやめました。

新しい家電・雑貨を買ったら1週間位は手元に置いておき、その後保証書やパーツ類だけ残して捨てます。

 

後々必要になりそうな予備パーツやコードは、いざとなって「何だこれ」と悩まないように、ジップロックに入れて商品名のラベルを付けて残しておきます。

 

こうなると結局、残す取扱説明書はほとんどありませんでしたが、保証書やパーツ類とともに1商品ずつ1クリアファイルにまとめて、「取説・保証書」というラベルを付けたニトリのファイルケースに入れておきます。

取説がなくても、「故障した時はググればだいたい何とかなる」方式を採用して、実際8年ほど経っていますが、なくてもぜんぜん問題ありません。

  

 

 

書類は家に入ってきたときに要/不要を即決

郵便ポストのイメージ

 

DM類は望まなくても容赦なく送られてきます。

まずは入ってくる書類の量を減らしたいですよね。

退会後もサービス案内を送り続けてきたり、1度購入しただけでカタログを何年も送ってくる会社もありますが、たいてい、こちらから電話をかけて依頼すればストップしてくれます。

セール情報や特典がどうしてもほしいというDM以外は、思い切って断るのも一手です。

 

ポスティングちらしはなかなか減らせないので郵便受けに入っているものは、リビングに足を踏み入れる前の玄関でサッと目を通して仕分けします。

ついテーブルに置いて放置……しないことがポイントです。

忙しい時や確認に時間がかかりそうなものは「一時保管箱」に入れて、落ち着いてからゆっくりチェックします。

 

学校のお手紙類も、子どもが出してきた時、もしくはこちらがランドセルや通学カバンから発掘した時(もらった日からタイムラグあり!)にその場でチェックします。

 

「〇月〇日までにお返事を」的なお便りは、その場で書いて渡します。

だいたい30秒もかかりません。

集金もできるだけその場で渡します。

こうやって、自分のタスクとして担保するものを減らしています。だって忘れるから!

 

 

 

カレンダー共有アプリ「TimeTree」を活用&共有

アプリのイメージ

 

子どもの学校や習い事の予定は、リビングの壁掛けカレンダーと手帳とスマホアプリ「TimeTree」に日時を記録してお知らせの原紙は処分しています。

 

後から見直したい書類は写メを取って、TimeTreeの予定に画像をアップして保存。

夫婦でアプリを連動させているので、主人と子ども関係の予定をシェアできます。

 

そうなると学校関係の書類で残しているのは、給食献立(冷蔵庫に貼る)、電話連絡網、年間スケジュール、成績表、おもしろい学級だよりくらいでしょうか。

それらを兄弟3人の「人別」にクリアファイルに入れて、ファイルケースに立てて保管しています。

 

書類が必要になった時は、必要な子どものクリアファイルをササッと見るだけでOK。

学期や学年の終わりに見直すようにすれば、書類も増えすぎないので掘り返して探さなくてすみます。

 

 

 

もしもに備えて!我が家の最重要書類はまとめておく

 不動産関係、銀行関係の契約書、生命保険などの保険証券(保険証書)、年金関係、NHKやプロバイダーなど通信関係の契約書、住宅関係の書類など。

大切な書類は、クリアファイルやクリアブックに入れてラベルをつけてファイルボックスに立ててまとめています。

 

重要な書類ほどしっかりとラベリングをしておくのがポイントです。

必要な時にサッと取り出せますし、ある書類が別の書類に交じってしまって混乱……といったことを防げます。

 

我が家の最重要書類はここにある!ここを探せばなんとかなる!という状態にしています。

もしもの時に私や主人だけでなく、子どもたちでも見つけ出せるようにしてあるつもりです。

 

 

ペーパレス化と保管期限を決めることで書類は減らせる

書類収納(一時保管箱)_002

 

目指せペーパーレス!できるものは電子化

クレジットカードや電気料金、携帯電話料金などの明細も以前は毎月、紙の明細が届いていました。

金額を確認してすぐ捨てるので、Web手続きをしてペーパーレス化しました。

 

これによって明細と一緒に送られてくる旅行ツアーや生命保険のチラシなどもなくなるので、かなりうれしいです。エコや先方の郵送費の節約にもなりますよね。

 

 

その他の重要書類は保管期限を決める

夫婦の人間ドッグや健康診断の結果、年賀状、給料明細など。

それぞれ「1年」など保管期限ルールを明確に決めることで、気づいたら10年分溜まってた……なんてことにならずにすみます。

 

保管期限は私一人で決めるのではなく、主人と話し合って決めました。

最初は年賀状は10年取っておきたい!と主張していた主人も、今までそんな昔の年賀状を見返したことがあるのかと尋ねたら、確かにない……と、2年という保管期限に落ち着きました。

 

紙類は意外とかさばるし重いもの。

そして散らかりやすいので、多すぎると見た目も悪くなります。

書類を減らすことで収納スペースをぐんと節約することができました。

また「探す時間」や「再発行手続きする時間」が削減できるのも書類を減らすことによるうれしい効果です。

 

 

 

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