二度目まして、こんにちは!

スペース・レンタル子です。

ご要望にお応えして、またまた登場しちゃいました!

 

今回は<30名程度でセミナーを開催したい>

そんな方向けの、レンタルスペース活用術をご紹介いたします!

 

お台場の近くにある「東京ビッグサイト周辺」は、『集客』がしやすい代表エリアの一つ。

そこでのセミナー開催を例に、2パターンのセミナールーム利用例をご紹介します。

わたくしスペース・レンタル子が実際に使用して感じたこと、良かった点や反省点を余すことなくお伝えいたします。

 

 

どんなところで借りられる?セミナールームの見つけ方

ビッグサイト

 

「セミナーを開催する」といっても、その規模は大なり小なりさまざまありますよね。
もし、不特定多数の集客を目指すのであれば、どのような規模のセミナーであっても『人が集まりやすい』場所で実施するというポイントは外せません!

 

そこで注目したいのが、交通に便利な主要ターミナル周辺や、イベントの開催される大規模イベント施設の周辺です。
集客しやすいエリアには、貸会議室やレンタルスペースなどセミナールームとして活用できる貸し出しスペースが数多く点在しています。

 

とくに私が狙いを定めたのが、定期的に大きなイベントの開催される「東京ビッグサイト」の周辺!
東京ビッグサイトでは、年間を通してさまざまなイベントが行われており、全国各地から多くの人々が集まります。

 

遠方からの来場者がくるタイミングに合わせてセミナーを開催すれば、

「せっかく近くに来てるから少し足を運んでみよう!」とセミナー参加者を集める大きなきっかけになります。

東京ビッグサイトには、同施設内にも貸しスペースがあるほか、近隣の駅周辺にも複数の貸し会議室があります。

 

たくさんレンタルスペースがあるので場所を選びやすい、というメリットもありますが、その反面イベントが開催される日は多くの利用者が訪れるため、レンタルスペースの予約が埋まりやすくなっています。

 

セミナールームを探すときは、インターネット検索が便利ですが、私の場合はまず大きな施設(今回の場合は東京ビッグサイト)に問い合わせをし、貸しスペースの空き状況を確認します。

 

その際に、「周辺に同様の貸スペース施設はありますか?」と担当者さんに併せて聞いちゃいます!

そうすることで、イベント施設から最も近いスポットや候補地を聞くことができ、万が一施設内の貸しスペースが予約で埋まっていても他の候補地を当たることができます。

 

もちろん、施設担当者の方がそのような情報を知っていればの話ですが……。

慣れない土地のことは、その土地の人に聞くのが一番!だと思っています。

(あくまで個人的意見です)

 

 

 

大きなイベント施設でセミナールームを借りよう!レイアウト事例①

それでは実際に、大きな施設(今回は東京ビッグサイト)で30名程度のセミナールームを借りる場合の事例をご紹介します。

 

東京ビッグサイトには、展示ホール以外にも館内に複数の貸会議室やレンタルスペースがあります。

10名程度で利用できる部屋から、100名を超える人数が収容できる部屋まで、そのレパートリーはさまざまで利用目的に応じた部屋を借りることができます。

 

私は、東京ビッグサイト内の会議室で30名ほどの就活生向けセミナーを開催しました。

セミナーでは資料の記入もあったため、テーブルや椅子を置いてもゆとりのある空間を目指しました。

 

【レイアウト例】

 

 

会場前方部にスペースがあるため、演台を置いて司会者の話す場所を確保。

また前方にはプロジェクターで映像を映し、スクリーンをレンタルして大人数でもしっかりと映像が観れるようなレイアウトにしました。

 

貸会議室で映像プロジェクターをレンタルすると、割高な使用料を取られてしまうので、私はプロジャクターを持ち込みました!

(持ち込みは自由でした)

 

マイクやスピーカーは部屋の広さに合わせて数千円〜から借りることができるので、有料オプションとして選択することがおすすめです。

 

東京ビッグサイトは、大きなイベントと同じ会場でセミナーを開催できるため集客に向いているほか、同館内にカフェからレストラン、コンビニまでさまざまな施設が併設しているで利便性がバツグンです。

東京ビッグサイトの1Fにはレストラン街があり、セミナー開催後にそのまま同施設内で懇親会をすることもできます!

 

わざわざ懇親会場所まで移動をする手間が省け、参加者も途中離脱することなく最後まで参加しやすくなります。

私はこの流れでスムーズなセミナー→懇親会を実施することができました。

 

また、大きなイベント施設はイベント開催に慣れているため、看板やアテンダントの対応も比較的スムーズです。

参加者へ会場を案内する案内板や看板などの有料オプションも利用することができ、貸し出し開始の時間から終了の時間までスムーズに部屋のレンタルが可能です。

 

 

イベント施設周辺のセミナールームも穴場!レイアウト事例②

東京ビッグサイトの周辺駅には大きなオフィスビルが多く建ち、その中には複数の貸しレンタルスペースが点在しています。

そこで私は、東京ビッグサイトからもほど近い「テレコムセンター駅」より徒歩2分に位置するセミナールームを、実際にレンタルすることにしました。

 

同じく東京ビッグサイトが管轄するレンタルスペースですが、比較的予約が取りやすく、備品類の有料オプションが若干安いところがポイントです。

 

こちらの施設を借りた際は、30名程度でおこなう経営方針会議だったため、全員が参加しやすい座席レイアウトにしました。

 

【レイアウト例】

 

お借りしたのは、椅子やテーブルを均等に並べてもキレイに着席できる十分なスペースのある部屋。

ホワイトボードも約2,000円でレンタルができるので、とても便利でした。

 

なお、このセミナールームのある建物はほとんどがオフィスとして利用されており、商業施設はほとんどなく1階フロアにコンビニが入っている程度でした。

周辺にもこれといった飲食店はないため、食事や懇親会をするには電車に乗って移動する必要がありそうです。

 

また、こちらの会議室、部屋を開錠するには事前に同じ建物内にある管理室へ鍵を取りに行く必要がありました。

ビルは高さも広さもあるため、どうしても移動に時間がかかります。

 

私は上層階にある貸し会議室に到着してから、鍵を取りにいかなければならないというルールに気づいたため、わざわざまたフロアを降りて管理室へ行くという手間が発生してしまいました……。

 

初めての貸し会議室を利用する際は、必ず事前に開錠ルールを確認しておくことをおすすめします。

 

 

セミナールームのメリット&デメリットを比較

セミナールーム

 

大きなイベント施設にある貸し会議室を借りるも、その周辺の貸し会議室を借りるも、どちらもそれぞれの良し悪しがあります。

以下、メリット・デメリットをまとめてみました!

 

【大型イベント施設内の会議室の場合】

〇メリット

・知名度があり来場者が迷いにくい

・イベントに合わせて集客がしやすい

・利用開始〜終了まで管理者の対応がスムーズ

・同施設内にさまざまな商業施設がある

 

△デメリット

・予約が埋まりやすい

・室料や備品オプションが若干高い

 

 

【大型イベント施設の周辺会議室の場合】

〇メリット

・予約が取りやすい

・イベント会場から近く集客しやすい

・室料や備品オプションが若干安い

 

△デメリット

・ビル名に聞き覚えがなくアクセスに迷いやすい

・近くに商業施設や飲食店が少ないことがある

・開錠や施錠に手間取る場合がある

 

比較すると、どちらもそれぞれの良さがあり、おこなうセミナー内容によって使い分けることが賢い利用法といえるでしょう。

不特定多数の集客を目指すのであれば、知名度やアクセス利便性の高い大型イベント施設内の会議室を早めに予約して利用することが理想でしょう。

 

しかし招待者が決まっており、予算にも制限がある場合は、周辺施設の会議室を利用することも賢明な策。

セミナー参加者のニーズや予算に合わせて検討することが大切です!

 

まとめ:セミナールームをフル活用して参加満足度UPを図ろう!

30名ほどでセミナールームを借りるのであれば、ある程度の広さが確保され、机や椅子などの備品が用意されている場所でなければなりません。

まずは予算やセミナーの内容をしっかりと検討し、参加者のニーズに応えるための優先順位をハッキリさせましょう。

 

セミナーを開催するうえで参加者の満足度を上げるためには、セミナーの内容はもちろん大事ですが、会場がもたらす影響も忘れてはなりません。

セミナーのレイアウトによっても、借りる部屋の広さが左右されるので、会場を借りる前に理想のレイアウトを検討しておくことも大切です!

 

セミナールームを借りる際は、予算やアクセス、レイアウト含め、今回の記事を少しでもご参考にしていただければ幸いです。

みなさまがレンタルスペースをより上手に活用できますよう、陰ながら応援しております〜!

 

byスペース・レンタル子

 

参考:http://www.bigsight.jp/organizer/facilities/conference/

 

 

 

 

Facebookアカウント:フォローしていただくと最新の記事をお知らせします

Twitter:イコムの中の人が個人的に気になる情報を発信します